Richtlinien zum Beschwerde- / Streitbeilegungsverfahren
der akkreditierten Überwachungsstelle lawvision information systems GmbH
Stand: 01.11.2020 – Version 1.0
Präambel
Die vorliegenden Richtlinien sehen ein Beschwerdemanagement und Verfahrensrichtlinien über die Behandlung der bei ihr einlangenden Beschwerden über Verstöße gegen Verhaltensregeln oder über die Art und Weise, in der Verhaltensregeln vom Verantwortlichen oder Auftragsverarbeiter angewendet werden, vor.
Die Richtlinien basieren auf den Vorgaben des § 6 f der Verordnung der Datenschutzbehörde über die Anforderungen an eine Stelle für die Überwachung der Einhaltung von Verhaltensregeln (Überwachungsstellenakkreditierungs-Verordnung – ÜstAkk-V), BGBl. II Nr. 264/2019 idgF.
§ 1 Betroffene Verhaltensregeln:
Die vorliegenden Richtlinien zum Beschwerde- / Streitbeilegungsverfahren betreffen die nachfolgenden Verhaltensregeln:
Verhaltensregeln/Code of Conduct zum Datenschutz der Berufsvereinigung der ArbeitgeberInnen privater Bildungseinrichtungen – BABE CoC, Version 5. November 2020
Genehmigung: Bescheid der Datenschutzbehörde vom 5. November 2019, GZ: DSB-D196.006/0005-DSB/2019
§ 2 Inhaber der Verhaltensregeln & zuständige Überwachungsstelle:
Inhaber der oben genannten Verhaltensregeln ist/sind:
BABE Berufsvereinigung der ArbeitgeberInnen privater Bildungseinrichtungen (ZVR: 088624709), c/o BFI Oberösterreich, Muldenstraße 5, 4020 Linz, www.babe.or.at.
Überwachungsstelle für die oben genannten Verhaltensregeln wurde akkreditiert:
lawvision information systems GmbH (FN: 299298w), Rußbergstraße 61/Top 1, 1210 Wien (akkreditiert mit Bescheid der Datenschutzbehörde vom 28. September 2020, GZ: 2020-0.605.768)
§ 3 Mitglieder
Die vorliegenden Richtlinien gelten für Mitglieder, die den Bestimmungen der in § 1 genannten Verhaltensregeln unterliegen.
§ 4 Wirkungsbereich:
Die vorliegenden Verfahrensrichtlinen gelten für ausschließlich für Beschwerden von Mitgliedern
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im Hinblick auf Verstöße gegen Verhaltensregeln oder
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über die Art und Weise, in der Verhaltensregeln vom Verantwortlichen oder Auftragsverarbeiter angewendet werden.
§ 5 Weitere Begriffsbestimmungen:
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Beschwerdeführer: Die juristische Person, die die Beschwerde bei der Überwachungsstelle einbringt.
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Beschwerdegegner: Die juristische Person, gegen die sich die Beschwerde richtet
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Verfahrensparteien: Beschwerdeführer und Beschwerdegegner
§ 6 Formelle Rahmenbedingungen:
Beschwerden sind in Schriftform per e-mail oder per eingeschriebenen Brief an die Überwachungsstelle zu richten.
Die Angaben in der Beschwerde, wie insbesondere Beschwerdeführer, der Beschwerdegegner und der Beschwerdegegenstand müssen vollständig und wahrheitsgemäß in einer Form dargestellt werden, dass sie von der Überwachungsstelle ohne erheblichen Aufwand nachvollzogen werden können.
Die Beschwerde hat hierbei jedenfalls folgende Angaben zu enthalten:
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vollständiger Namen und Anschrift des Beschwerdeführers
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vollständiger Namen des zuständigen Ansprechpartners
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E-Mail-Adresse sowie Telefonnummer, unter der tagsüber der Beschwerdeführer erreicht werden kann
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Bei Vertretung: Name und Kontaktdaten des befugten Vertreters inkl. schriftlicher Nachweis über die entsprechend erteilte Vertretungsvollmacht
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Angaben zu den vom Beschwerdefall betroffenen Beschwerdegegners
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Angaben zu Datum, Zeit und Darstellung des Sachverhalts und der beanstandeten Verstöße gegen die Verhaltensregeln oder Angaben über die Art und Weise, in der Verhaltensregeln vom Verantwortlichen oder Auftragsverarbeiter angewendet werden
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Betroffene Verhaltensregel oder sonstige Rechtsgrundlage
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Nachweise zu den vom Beschwerdefall erfassten Verstoß gegen die Verhaltensregeln bzw. über die Art und Weise, in der Verhaltensregeln vom Verantwortlichen oder Auftragsverarbeiter angewendet werden
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Angaben darüber, wie die rechtskonforme Anwendung der Verhaltensregeln aus Sicht des Beschwerdeführers und eine mögliche angemessene zumutbare Lösung aussehen könnte.
Die schriftliche Beschwerde hat sämtliche relevante Belege und Unterlagen zu enthalten. Fehlen Unterlagen oder Nachweise, wird die Überwachungsstelle eine einmalige Nachfrist zur Erbringungen der Unterlagen setzen. Wenn innerhalb der gesetzten Frist der Aufforderung nicht nachkommen wird, gilt die Beschwerde als zurückgezogen.
Alle Unterlagen sind in Kopie vorzulegen, außer es werden Originale angefordert.
§ 7 Verfahrensablauf
Streitigkeiten im Hinblick auf die Anwendung von Verhaltensregeln werden innerhalb angemessener Frist, einfach, transparent und auf der Grundlage einer objektiven Bewertung der Umstände der Beschwerde und unter gebührender Berücksichtigung der Rechte der Parteien beurteilt.
Das Verfahren wird grundsätzlich in schriftlicher Form durchgeführt, soweit nichts anderes vereinbart wurde.
Das für die rechtliche Vertretung der akkreditieren Überwachungsstelle befugte Organ benennt vor Verfahrensbeginn die hierbei für die Behandlung der jeweiligen Beschwerde zuständigen entscheidungsbefugten Personen. Die Funktionszeit der für die Beschwerde zuständige Personen beträgt 1 Jahr und verlängert sich automatisch um jeweils 1 weiteres Jahr, sofern nichts anderes vereinbart wurde.
Sofern die Beschwerde zentrale Bestimmungen der Verhaltensregeln betreffen, kann die Einrichtung eines kollegialen Entscheidungsgremiums durch die Überwachungsstelle erfolgen.
In dieses Entscheidungsgremium können die betroffenen Verfahrensparteien eine von ihnen ernannte natürliche Person in das Gremium entsenden. Entscheidungen in diesem Gremium sind grundsätzlich einstimmig zu treffen. Kann bei einer Entscheidung keine Einstimmigkeit erzielt werden, gibt die Stimme des für die rechtliche Vertretung der akkreditieren Überwachungsstelle befugte Organs den Ausschlag zur Entscheidungsfindung.
Den Verfahrensparteien steht das Recht zu, innerhalb angemessener Frist längstens innerhalb von 3 Monaten zu Vorbringen der Gegenparteien Stellung zu nehmen.
Beschwerden eines Beschwerdeführers werden längstens innerhalb von 3 Monaten beantwortet.
Soweit nichts anderes vereinbart wurde, behandelt die akkreditierte Überwachungsstelle die Beschwerden im Hinblick auf die oben genannten Verhaltensregeln.
§ 8 Kosten
Sofern nichts anderes vor Beginn des Verfahrens vereinbart wurde, ist das Verfahren grundsätzlich kostenfrei. Kosten wie insbesondere Kopierkosten, Porto, Telefon- oder Vertretungs-/Anwaltskosten sind von den Verfahrensparteien selbst zu tragen.
§ 9 Ausschluss des Beschwerde- und Streitschlichtungsverfahrens
Ist ein Beschwerde- und Streitschlichtungsverfahren nicht möglich, werden die Verfahrensparteien von der Überwachungsstelle innerhalb von drei Wochen nach Eingang der vollständigen Unterlagen schriftlich verständigt.
Als Gründe für den Ausschluß eines Verfahrens kommen hierfür insbesondere in Betracht:
a) Wenn der beanstandete Sachverhalt schon einmal Gegenstand eines Beschwerde- bzw. Streitschlichtungs-, Verwaltungs- oder Gerichtsverfahrens war bzw. ist
b) wenn gegen eine Verfahrenspartei ein Insolvenzverfahren eingeleitet wurde oder anhängig ist.
c) wenn die Beschwerde nicht innerhalb eines Jahres ab dem Zeitpunkt,
zu dem den beanstandete Verstoß gegen Verhaltensregeln oder über die Art und Weise, in der Verhaltensregeln vom Verantwortlichen oder Auftragsverarbeiter angewendet werden, bei der Überwachungsstelle eingebracht wurde.
d) wenn die Beschwerde ohne konkrete Angaben zu einem Verstoß gegen die Verhaltensregeln oder ohne Rechtsgrundlage ist oder
e) wenn die Behandlung der Streitigkeit den effektiven Betrieb der Schlichtungsstelle ernsthaft beeinträchtigen würde
§ 10 Entscheidungsfindung
Streitigkeiten werden innerhalb einer angemessenen Frist, einfach, transparent und auf der Grundlage einer objektiven Bewertung der Umstände der Beschwerde und unter gebührender Berücksichtigung der Rechte der Parteien beurteilt.
Die Überwachungsstelle gibt den Verfahrensparteien die Gelegenheit, zur Beschwerde jeweils ihren Standpunkt vorzubringen und Stellung zu nehmen. Kann im Rahmen des Verfahrens eine einvernehmliche Streitschlichtung erwirkt oder eine für beide Verfahrensparteien einvernehmliche Lösung gefunden werden, wird das Verfahren beendet.
Kommt keine Einigung zustande, prüft die Überwachungsstelle alle Unterlagen sowie die entsprechenden Nachweise, die von beiden Seiten vorgelegt wurden.
Die Überwachungsstelle räumt den Verfahrensparteien die Möglichkeit ein, innerhalb einer von der Überwachungsstelle im Einzelfall bestimmten Frist zum Vorbringen der Gegenseite sowie zu vorliegenden Beweisergebnissen Stellung zu nehmen.
Die Überwachungsstelle wird die Verfahrensparteien benachrichtigen, sobald ihr erstmals alle erforderlichen Informationen und Unterlagen zur Beschwerde vorliegen.
Die Verfahrensparteien können ihre Beschwerde jederzeit zurückziehen bzw. das Verfahren jederzeit abbrechen.
§ 11 Maßnahmen
Wird eine Verletzung der Verhaltensregeln durch einen Verantwortlichen oder einen Auftragsverarbeiter festgestellt, hat die Überwachungsstelle geeignete Verfahren vorzusehen und durch Vorlage geeigneter Dokumente und Urkunden nachzuweisen, um Maßnahmen zu setzen, welche geeignet sind, einen Verstoß gegen die Verhaltensregeln verlässlich und endgültig abzustellen und eine Wiederholung zu vermeiden.
Als Maßnahmen können von der Überwachungsstelle vorgesehen werden:
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Die Erteilung von Auflagen, verbunden mit der Androhung des Ausschlusses von den Verhaltensregeln, wenn die Einhaltung der Auflagen nicht nachgewiesen wird,
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Anleitungen oder Anweisungen, die ein regelkonformes Verhalten ermöglichen,
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die Feststellung der nicht regelkonformen Verhaltensweise, verbunden mit einer Ursachenfeststellung sowie Lösungsvorschläge für deren Beseitigung, sowie
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der vorläufige oder – im Falle der Wiederholung oder bei schwerwiegenden Verstößen – endgültige Ausschluss von den Verhaltensregeln.
Die ergriffene Maßnahme wird dem Verantwortlichen oder Auftragsverarbeiter schriftlich bekannt gegeben und entsprechend begründet. Es wird hierbei auf die Verpflichtung der Überwachungsstelle hingewiesen, die Datenschutzbehörde über die von ihr verhängten Maßnahmen und deren Begründung zu unterrichten.
Von der Setzung einer Maßnahme kann abgesehen werden, wenn durch den Verantwortlichen oder Auftragsverarbeiter geeignete Maßnahmen gesetzt und der entsprechende Verstoß abgestellt wurde.
§ 12 Sonstige Bestimmungen
Die Überwachungsstelle führt ein Verzeichnis über die bei ihr eingegangenen Beschwerden und die ergriffenen Maßnahmen. Sie gewährt der Datenschutzbehörde jederzeit Zugang zu diesem Verzeichnis.
Die in der Richtlinie angeführten personenbezogenen Bezeichnungen beziehen sich auf Frauen und Männer in gleicher Weise.
Sollten einzelne Bestimmungen dieser Richtlinien unwirksam sein oder werden, bleibt die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen hierdurch unberührt. Anstelle der nichtigen oder unwirksamen Bestimmungen treten solche, die der nichtigen oder unwirksamen Bestimmung am nächsten kommen, aber zulässig und wirksam sind.
Diese Richtlinien unterliegen österreichischem Recht.
